вернуться на страницу всех новостей

С 1 января вступает в силу закон об электронных трудовых книжках

С 1 января 2020 года Россия постепенно переходит на электронные трудовые книжки. Это затронет примерно 60 млн. сотрудников и более 8 млн. работодателей. Как заявляют в Пенсионном фонде Российской Федерации, работникам это гарантирует постоянный и удобный доступ к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям открывает новые возможности по учету кадров.

Электронная трудовая книжка представляет собой полную базу данных о трудовой деятельности человека, содержащую те же сведения, что и обыкновенная бумажная. Переход на электронные трудовые для сотрудников будет добровольным и бесплатным. При желании можно будет оставить обычную трудовую книжку. Исключение составят лишь граждане, устроившиеся на работу впервые с 2021 года - для них заведение бумажных трудовых уже не предусмотрено.

До 31 декабря 2020 года все официально работающие граждане должны определиться с формой ведения учета трудовой деятельности, подав соответствующее заявление работодателям. При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель, параллельно с электронной, будет продолжать запись в нее данных о трудовой деятельности. Если работник не напишет заявление на протяжении 2020 года, несмотря на то, что он трудоустроен, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Все работодатели начиная с января будут обязаны ежемесячно, не позднее 15-го числа следующего месяца подавать в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности своих сотрудников. На основании этих данных будут сформированы электронные трудовые книжки граждан.

Принимая на работу либо увольняя сотрудника, работодатель должен будет представить в ПФР информацию о его трудовой деятельности не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего документа.

На протяжении 2020 года от работодателей требуется:

1) принять или измененить локальные нормативные акты (при необходимости), учитывая мнение профсоюзной организации (при ее наличии);

2) подготовить и обсудить с официальными представителями сотрудников изменения (если это необходимо) в соглашения и коллективные договоры, руководствуясь Трудовым кодексом Российской Федерации;

3) организовать техническую возможность передачи сведений о трудовой деятельности для хранения в ПФР;

4) до 30 июня 2020 года включительно уведомить письменно каждого сотрудника об изменениях трудового законодательства по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном формате, а также о праве работника сделать выбор между бумажным и электронным видами трудовых книжек.

Работникам, выбравшим электронный вид трудовой книжки, работодатель должен будет выдать трудовую на руки, более не неся ответственность за ее ведение и хранение. В таком случае в нее делается запись о подаче работником заявления на выбор электронного формата.

Заключая трудовой договор, гражданин будет предъявлять работодателю сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой либо взамен ее.

Сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (если трудовая ведется в бумажном виде) и других целей на основании законов и других нормативных правовых актов РФ.

Если работником будет обнаружена неверная или неполная информация в электронной трудовой книжке, работодатель будет обязан исправить или дополнить ее, представив для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда.

Работникам, не использующим бумажные трудовые книжки, работодатель будет должен предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у себя удобным для них способом (в печатном или электронном виде, с усиленной квалифицированной электронной подписью, при наличии таковой у работодателя):

- в период работы - не позднее трех рабочих дней со дня запроса работника;
- при увольнении - в день прекращения трудового договора.

Если в день прекращения трудового договора нет возможности выдать работнику сведения о трудовой деятельности у данного работодателя (работник отсутствует или отказался от их получения), работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.

Работодатель несет ответственность в случаях:

- если по его вине задержана выдача трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника;
- если в сведения о трудовой деятельности внесена неправильная или не соответствующая закону формулировка о причине увольнения работника;
- если в установленные сроки сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд не предоставлены или представлены недостоверно либо не в полном объеме.

Многие опасаются перехода на электронный формат трудовых книжек, мотивируя это возможными рисками сбоев и утечек информации. В ПФР по этому поводу обнадеживают, что его информационные системы защищены очень хорошо.

В любом случае делать какие-либо выводы еще рано. Как будет работать новая система - покажет лишь время. Возможно, она впоследствии будет подвергнута некоторым корректировкам.

30.12.2019